Progetti — irid

Posta · richieste in ingresso

Una casella in entrata. Più strade, tutte visibili.

Il sistema distingue richieste commerciali, fatture, candidature e newsletter. Assegna ciò che riconosce; ciò che è ambiguo non viene indovinato.

Scegli una mail

Legge e classifica

Mittente
contenuto
allegatiApplica regole, assegna priorità e dichiara i dubbi.

Destinazione

Commercialepreventivi e richieste

Amministrazionefatture e pagamenti

Personecandidature

Archivionewsletter e avvisi

Da verificaredecide una persona

La richiesta di preventivo va al commerciale, già etichettata e con una scadenza di risposta.

Entra: Email e allegati dalla casella usata già.
Decide: Tipo, priorità e reparto secondo regole concordate.
Esce: Messaggio assegnato, etichettato e rintracciabile.
Persona: Messaggi ambigui o sotto la soglia di sicurezza.

Serve per provarlo

Un campione di posta anonimizzato
Categorie e destinatari desiderati
Regole attuali, anche informali
Caselle e sistemi da collegare

Lo misuriamo con

Tempo fino all’assegnazione
Messaggi spostati a mano
Assegnazioni corrette
Richieste senza risposta

Quando non conviene

Se il volume è basso o bastano poche regole del programma di posta, conviene configurare quelle.

Conoscenza · archivi aziendali

Una domanda entra. La risposta esce con la fonte.

Manuali, contratti, listini e offerte restano le fonti. La ricerca restituisce il passaggio utile e il documento da controllare, rispettando i permessi.

Quello che avete già

PDF

Manuali142 documenti

DOC

Contratti88 documenti

XLS

Listini24 documenti

EML

Offerte e mail316 documenti

Indice aziendale

Testo + significato + permessiOgni frammento resta collegato all’originale.

Scegli una domanda

Risposta24 mesiManuale PX-40 · pagina 18

Se la risposta non è nei documenti autorizzati, il risultato corretto è “non trovato”.

Entra: Documenti esistenti, con versioni e accessi.
Indicizza: Testo, significato, fonte e permessi.
Esce: Risposta con file e punto da verificare.
Non fa: Non inventa ciò che non trova nelle fonti.

Serve per provarlo

Un insieme limitato di documenti
Domande che oggi richiedono tempo
Ruoli e accessi esistenti
Termini e codici aziendali

Lo misuriamo con

Tempo per trovare una risposta
Fonti corrette
Ricerche senza risultato
Documenti obsoleti emersi

Quando non conviene

Se l’archivio è piccolo e già ordinato, può bastare una buona convenzione di nomi.

Amministrazione vendite · ordini

Un ordine entra una volta sola.

PDF, Excel o testo vengono letti, controllati contro anagrafiche e listini, poi registrati solo quando le regole tornano.

01RiceveEmail e allegati
02LeggeCodici, quantità e date
03ControllaListino e disponibilità
?ChiedeSolo sul dubbio preciso
04RegistraGestionale e traccia

Resta a una persona

Codici sconosciuti
Prezzi fuori tolleranza
Date non compatibili
Condizioni non presenti

Lo misuriamo con

Tempo medio per ordine
Passaggi manuali
Errori prima della conferma
Quota di eccezioni

Quando non conviene

Se gli ordini sono pochi o il gestionale include già un importatore adatto, si parte da quello.

Amministrazione · documenti

Fatture e bolle diventano dati controllati.

Estrarre campi è solo l’inizio: il valore nasce dal confronto con ordini, anagrafiche e tolleranze, lasciando visibili le differenze.

01AcquisiscePDF o scansione
02EstraeTestata e righe
03ConfrontaOrdine, bolla, fornitore
?IsolaDifferenze da verificare
04EsportaGestionale o contabilità

Resta a una persona

Importi non coerenti
Ordine non trovato
Scansioni incomplete
Approvazioni contabili

Lo misuriamo con

Minuti per documento
Campi corretti
Disallineamenti trovati
Documenti rifatti a mano

Quando non conviene

Se gestionale o portale fornitori coprono già bene il flusso, conviene configurarli o integrarli meglio.

Direzione · controllo

I numeri arrivano prima della riunione.

Il report nasce sempre dalle stesse definizioni e fonti; dichiara subito dati mancanti o anomalie invece di nasconderli in una dashboard.

01PrelevaSistemi autorizzati
02UniformaDate, codici e stati
03ControllaMancanze e duplicati
?SegnalaCiò che non è affidabile
04ConsegnaFormato, giorno e canale

Resta a una persona

Definizione degli indicatori
Interpretazione delle anomalie
Cambi alle regole di business
Decisioni conseguenti

Lo misuriamo con

Ore di preparazione
Rettifiche dopo l’invio
Puntualità
Fonti coperte e mancanti

Quando non conviene

Se definizioni e fonti cambiano ogni settimana, prima bisogna stabilizzare il dato.

Un processo alla volta, dall’ingresso all’eccezione.

Scegli il problema più vicino al vostro.

Una casella in entrata. Più strade, tutte visibili.

Serve per provarlo

Lo misuriamo con

Quando non conviene

Una domanda entra. La risposta esce con la fonte.

Serve per provarlo

Lo misuriamo con

Quando non conviene

Un ordine entra una volta sola.

Resta a una persona

Lo misuriamo con

Quando non conviene

Fatture e bolle diventano dati controllati.

Resta a una persona

Lo misuriamo con

Quando non conviene

I numeri arrivano prima della riunione.

Resta a una persona

Lo misuriamo con

Quando non conviene

È davvero un buon candidato?

Non assomiglia a nessuno di questi?